Etapa de Indexação

Após os devidos mapeamentos finalizados na etapa de Classificação é possível iniciar a etapa de Indexação. Clique no menu Lote -> Indexar Lote (ou pressione a tecla F10).

Figura 1 – Janela de Indexação do Lote.

O comportamento dessa janela e dos processos que serão executados dependerão das configurações do lote e do mapeamento da etapa de classificação anterior.

1

Botão para alterar informações do lote atual.

2

Nome do Usuário responsável pela indexação.

3

Chave de busca para facilitar a busca de dados dos documentos para o tipo de classificação “Igual para todos os documentos”.

4

Botão para iniciar o processo de indexação no lote atual.

Conferência e Alteração dos Dados

Após a confirmação para início do processo de indexação será mostrada uma barra de progresso indicando o andamento do processo e ao final uma mensagem indicando “Indexação concluída”.

Será mostrada a janela da Figura 26 exibindo o resultado da indexação, mensagens de sucesso ou erros possíveis. Os seguintes status podem ser mostrados em cada arquivo:

🔴 1. A chave de busca indicada no mapeamento não foi encontrada;

⚠️ 2. A chave foi encontrada, porém, alguma propriedade (metadado) não pode ser populada.

✅ 3. A chave foi encontrada na tabela associada no mapeamento, ou no próprio documento, se for o caso, e os dados foram encontrados e populados.

Figura 2 – Janela de Log do resultado da Indexação.

Com um duplo clique no nome do documento ou no ícone de status é possível editar os metadados e corrigir qualquer inconsistência do processo de indexação.

Figura 3 – Janela de edição dos metadados da indexação.

Conforme exibido na Figura 3, as propriedades do tipo documental podem ser inseridas ou alteradas conforme a necessidade:

1

Propriedade (campo) do tipo documento que deseja alterar.

2

Input de Valor para ser atribuído à Propriedade.

3

No caso da Propriedade ser um lista de valores definida no modelo de dados, poderá ser selecionado o valor aqui.

4

Botão “Salvar” armazena os valores na base de dados.

5

Botão “Atualizar dados” utiliza o campo Chave de busca definido no Tipo de Registros da etapa de Classificação, para consultar os dados daquela chave na tabela mapeada e inserir os valores na base de dados de indexação do arquivo..

Renomear Arquivos do Lote

A etapa seguinte após a indexação é a renomeação dos arquivos conforme parâmetros de nome de arquivo definidos em Configurações, vide tópico “Configurar Nomenclatura dos Documentos”. Em seguida a conclusão da indexação o sistema irá questionar se deseja renomear os arquivos, o usuário terá a opção de confirmar (Yes), será exibida a janela da Figura 28, ou cancelar (No ou Cancelar), o sistema passará para a próxima etapa.

Figura 4 – Janela Renomear arquivos do lote.

Clicando no botão “Renomear” será mostrado um progresso da operação e uma mensagem de conclusão da operação.

Indexar dados de Autoria

A etapa seguinte após a renomeação dos arquivos do lote é a Indexação dos metadados de Autoria, conforme parâmetros definidos no mapeamento de variáveis de Autoria, no cadastro de Empresa. O sistema irá questionar se deseja indexar os dados de autoria, o usuário terá a opção de confirmar (Yes), para confirmar a operação, ou cancelar (No ou Cancelar), o sistema passará para a próxima etapa.

Uma vez confirmada a operação, a barra de progresso abaixo indicará o andamento da operação:

Após a conclusão, será exibido uma janela contendo o log dos arquivos e o status do processo de atribuição da autoria aos documentos.

Figura 5 - Janela Log da indexação com dados de Autoria.

Com um duplo clique no nome do arquivo é possível confirmar se os dados de autoria foram atribuídos com sucesso.

Figura 6 - Janela edição de dados das propriedades do documento.