Empresa

Esta seção centraliza todas as configurações básicas relacionadas às empresas que utilizam o sistema, permitindo uma organização estruturada dos dados empresariais, controles financeiros e hierarquia organizacional.

É essencialmente o módulo de cadastros fundamentais para configurar adequadamente as empresas no sistema PCdoc Surface antes de utilizá-lo para gerenciamento documental e outros processos.

Cadastrar empresa

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Adicionar Empresa: Permite criar um novo cadastro de empresa no sistema, incluindo todas as informações essenciais como dados corporativos, endereços e configurações organizacionais.

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Filtrar Empresa: Ferramenta de busca avançada que permite localizar empresas cadastradas através de diversos critérios como nome, CNPJ, razão social ou outros parâmetros específicos.

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Menu de Ações: Interface centralizada que disponibiliza todas as operações possíveis para cada empresa, incluindo edição de dados, inativação de registro, visualização de detalhes e outras funcionalidades administrativas.

Figura 3 – Informações da Empresa.

Inativar empresa: Quando empresa não estiver em funcionamento.

Editar empresa: Editar as configurações da empresa

Figura 4

Criar Empresa

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Tipo de Empresa: Selecione a natureza jurídica da organização: pública (órgãos governamentais, autarquias, fundações públicas) ou privada (empresas comerciais, industriais, prestadoras de serviços).

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CPF ou CNPJ: Informe o documento de identificação fiscal válido. Para pessoas físicas utilize CPF (11 dígitos), para pessoas jurídicas utilize CNPJ (14 dígitos).

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Email: Digite o endereço de email corporativo oficial da empresa. Este email será utilizado para comunicações do sistema, notificações importantes e recuperação de conta.

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Inscrição Estadual e Municipal: Campos para registro das inscrições fiscais obrigatórias junto aos órgãos competentes, necessárias para operações comerciais e emissão de documentos fiscais.

Inscrição Estadual: A inscrição estadual está vinculada ao governo do estado onde a empresa está instalada e é obrigatória para os contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Esta inscrição permite que a empresa emita notas fiscais de venda de produtos e alguns serviços específicos.

Inscrição Municipal: A inscrição municipal está relacionada à prefeitura da cidade onde a empresa funciona e é necessária para o funcionamento legal da empresa no município. Esta inscrição é utilizada para o controle das empresas existentes na cidade e para a fiscalização do recolhimento de tributos municipais. A inscrição municipal também permite que a empresa emita notas fiscais de prestação de serviços.

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Tipo de Reajuste: Define a modalidade de reajuste contratual aplicável aos serviços da empresa (anual, semestral, por índice específico, etc.). Este campo determina como serão calculados os ajustes de valores contratuais.

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Observação: Campo de texto livre para inserir informações complementares, notas especiais, características particulares da empresa ou qualquer observação relevante para o cadastro.

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Nome ou Razão Social: Insira a denominação jurídica oficial da empresa, conforme consta no contrato social e documentos oficiais. Este nome será utilizado em contratos, documentos fiscais e comunicações formais.

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Nome Fantasia: Digite o nome comercial pelo qual a empresa é conhecida pelo público e clientes. Este é o nome utilizado no marketing, comunicação externa e identificação comercial da marca.

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Responsável: Informe o nome completo do responsável legal ou representante autorizado da empresa. Esta pessoa será o contato principal para questões administrativas e contratuais.

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Ramo de Atividade: Selecione ou especifique o setor econômico principal em que a empresa atua (comércio, indústria, serviços, agronegócio, etc.). Esta informação é importante para classificação e relatórios setoriais.

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Data para Reajuste: Defina a data específica em que deverão ser aplicados os reajustes contratuais. Esta data serve como referência para o sistema calcular e aplicar automaticamente os ajustes de valores.

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Grupo de Empresa: Indique se a empresa pertence a algum grupo empresarial, holding ou conglomerado. Esta informação é útil para consolidação de relatórios e gestão corporativa integrada.

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Índice de Reajuste: Especifique o índice econômico oficial que será utilizado como base para os reajustes contratuais anuais dos serviços da plataforma (IPCA, IGP-M, INPC, etc.). Este índice garantirá a correção monetária adequada dos valores contratuais.

Endereços

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Adicionar Endereço: Permite cadastrar um novo endereço para a empresa no sistema.

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Pesquisar Endereço: Ferramenta de busca avançada que permite localizar rapidamente os endereços cadastrados através de filtros como CEP, cidade, bairro, tipo de endereço ou status ativo/inativo.

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Excluir/Editar Endereço: Menu de ações que disponibiliza opções para modificar informações de endereços existentes ou remover endereços obsoletos do sistema.

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CEP: Informe o Código de Endereçamento Postal (CEP) do endereço da empresa. Este campo possui 8 dígitos e é essencial para localização precisa e entrega de correspondências.

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UF: Selecione a Unidade Federativa (estado) onde está localizada a empresa. Campo obrigatório para identificação geográfica e questões tributárias estaduais.

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Cidade: Informe o nome completo da cidade onde a empresa está estabelecida. Este campo é preenchido automaticamente ao inserir o CEP válido.

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Bairro: Digite o nome do bairro ou distrito onde está localizado o endereço da empresa. Informação importante para localização e segmentação geográfica.

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Número: Informe o número do endereço correspondente ao logradouro. Caso não possua numeração específica, utilize 'S/N' (sem número).

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Logradouro: Digite o nome completo da rua, avenida ou via onde está localizada a empresa. Este campo é preenchido automaticamente com base no CEP informado.

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Tipo de Endereço: Selecione a categoria do logradouro (Rua, Avenida, Travessa, Alameda, Estrada, etc.). Esta classificação padroniza o formato dos endereços no sistema.

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Ativo: Define se o endereço está ativo e pode ser utilizado para correspondências e operações. Endereços inativos ficam disponíveis apenas para consulta histórica.

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Complemento: Campo opcional para informações adicionais como apartamento, sala, andar, bloco ou qualquer detalhe que facilite a localização no endereço.

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Telefone 1 e 2: Digite os números de telefone de contato da empresa neste endereço. Inclua código de área (DDD) e utilize o formato completo para facilitar o contato.

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Armazenagem: Indique se este endereço será utilizado como local de armazenagem física de documentos, arquivos ou materiais da empresa. Esta informação é importante para controle logístico e de estoque.

Unidade Gestora

Significa a hierarquia superior das áreas da empresa. Exemplo: Diretoria Financeira como unidade gestora, que dirige a área de Tributos da mesma empresa.

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Adicionar Unidade Gestora: Permite criar uma nova unidade gestora no sistema, definindo a estrutura hierárquica organizacional da empresa.

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Pesquisar Unidade Gestora: Ferramenta de busca avançada que permite localizar rapidamente as unidades gestoras cadastradas através de filtros como nome, código, responsável ou status ativo/inativo.

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Excluir ou Editar Unidade Gestora: Menu de ações que disponibiliza opções para modificar informações das unidades gestoras existentes ou remover registros obsoletos do sistema.

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Sigla: Campo para inserir a abreviação oficial da unidade gestora (ex: DIRFIN, DIROP, DIRADM). A sigla deve conter de 3 a 8 caracteres e será utilizada para identificação rápida em relatórios, organogramas e documentos internos.

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Descrição: Campo de texto livre para inserir o nome completo e detalhamento das responsabilidades da unidade gestora.

Área

É o setor de organização das pessoas por suas atividades dentro da empresa. Exemplo: RH, Contabilidade, Compras etc.

Figura 10 – área

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Adicionar área: Criar área

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Pesquisar área: Pesquisar área criada.

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Excluir ou Editar Unidade Gestora: Excluir ou editar área criada

Grupo de Empresa

Figura 11 – Grupo de empresa

-Adicionar grupo de empresa: Dê um nome a grupo.

-Descrição: Lista dos grupos criados.

-Ações: Opção de excluir ou editar o nome dos grupos já criados.

Tipo de empresa

Figura 12 – Tipo de empresa

-Adicionar Tipo de Empresa: Digite se é pública ou privada.

-Descrição: Lista dos tipos criados.

-Ações: Opção de excluir ou editar o nome dos tipos já criados.

Ramo de atividade

Figura 13 – Ramo de atividade

-Adicionar Ramo de Atividade: A área em que a sua empresa irá atuar.

-Descrição: Lista dos Ramos de Atividades criados.

-Ações: Opção de excluir ou editar o nome dos ramos de atividades já criados.

Índice de reajuste

Figura 14 – Índice de reajuste

-Adicionar Índice de Reajuste: Adicionar o Índice de Reajuste.

-Descrição: Lista dos Índices de Reajustes criados.

-Ações: Opção de excluir ou editar o nome dos Índice de Reajuste já criados.

Tipo de reajuste

Figura 15 – Tipo de reajuste

-Adicionar Tipo de Reajuste: Adicionar o tipo de reajuste e dar um prazo.

-Descrição: Lista dos Tipos de Reajustes criados.

-Ações: Opção de excluir ou editar o nome dos Tipos de Reajuste já criados.

Centro de custo

Figura 16 – Centro de custo

-Adicionar Centro de Custo: Adicionar um Centro de Custo.

-Descrição: Lista dos Centros de Custo criados.

-Ações: Opção de excluir ou editar o nome dos Centros de Custo já criados.

Responsável da Subárea

Cadastre o nome e o contato do responsável pela Subárea.

Figura 17 – Responsável da Subárea