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Regras da Pasta

No Workspace você pode definir regras de pasta para gerenciar seu conteúdo automaticamente, da mesma forma que os clientes de e-mail usam regras para filtrar mensagens e spam recebido. As regras determinam como o conteúdo que entra, sai ou reside atualmente em uma pasta é gerenciado. Quando você define uma regra, ela se aplica apenas ao novo conteúdo adicionado à pasta. Os itens que estavam na pasta antes da definição da regra não são afetados por ela. Uma forma de contornar essa situação é executar a regra de forma manual.

Regras Figura 1 - Regras da pasta

Na figura abaixo podemos ver a lista de regras associadas a uma pasta.

Lista de regras Figura 2 - Lista de regras

1

Adicionar Regra: Adicionar a regra e configurar a regra da pasta.

2

Reodernar: Opção de mudar a ordem das regras já criadas.

Adicionar Regra​

Ao adicionar uma regra, existem três partes em uma regra de pasta:

✔️ O evento que aciona a regra.

✔️ As condições que o conteúdo deve atender.

✔️ A ação executada no conteúdo.

Os eventos que podem acionar uma regra são:

✔️ Um item de conteúdo chega na pasta.

✔️ Um item de conteúdo sai da pasta (é movido ou excluído).

✔️ Um item de conteúdo na pasta é modificado.

Aqui estão alguns exemplos de como você pode usar regras para automatizar tarefas repetitivas:

✔️ Conteúdo com determinados critérios que entram em uma pasta pode ser organizados de forma automática para uma determinada hierarquia de pastas.

✔️ O conteúdo com determinados critérios que entra em uma pasta pode ter aspectos, ou tipos documentais adicionados ou removidos.

✔️ Conteúdo com determinados critérios que entra em uma pasta pode executar um script.

Adicionar regra Figura 3 - Adicionar regra

1.1

Nome: dar um nome para a regra.

1.2

Descrição: Acrescentar mais informações.

1.3

Executar quando:

Executar quando Figura 4 - Executar quando

Item é deletado ou saiu da pasta: a regra será aplicada ao conteúdo movido para fora da pasta ou excluído.

Item foi atualizado: Quando um item nesta pasta é modificado, a regra será aplicada a ele.

Item foi criado ou entrou na pasta: a regra será aplicada ao conteúdo adicionado à pasta. Isso inclui qualquer item copiado, criado ou carregado na pasta.

1.4

Se os seguintes critérios forem atendidos: Selecione se a regra será aplicada usando “Conteúdo do tipo ou subtipo é”, “Contém o aspecto” ou “Contém a propriedade”. Você também pode adicionar um grupo de condições.

1.5

Selecione a ação: Escolhe a ação que deseja executar na pasta.

1.6

Outras opções:

Ativar: Regra ativa.

A regra se aplica às subpastas: A regra se aplica em subpastas dentro da Pasta a qual foi aplicada a regra.

Executar regra em segundo plano

Ações da Regra​

As possíveis ações que uma regra pode executar na pasta são:

• Atribuir e atualizar variáveis da propriedade personalizada: Associa ao arquivo as propriedades indicadas. O arquivo passa a conter esses valores da propriedade que podem ser usados internamente no documento.

Atribuir e Atualizar Figura 5 - Atribuir e Atualizar variáveis da propriedade personalizada

• Especializar tipo: Atribui o tipo documental indicado, aos arquivos presentes ou que ainda serão adicionados na pasta.

Especializar Figura 6 - Especializar

• Atribuir aspecto: Atribui o aspecto indicado, aos arquivos presentes ou que ainda serão adicionados na pasta.

Atribuir Aspecto Figura 7 - Atribuir Aspecto

• Executar script: Executa scripts (conjunto de instruções em lote) nos arquivos existentes ou que serão colocados na pasta. Os scripts podem ser criados conforme a necessidade do negócio do cliente.

Executar script Figura 8 - Executar Script

Exemplo

//Script para renomear arquivos de contratos de locação (formato PDF). var docNumContrato = document.properties["pc:numeroContrato"]; document.name = "CTR_" + docNumContrato + "_CONTRATO_DE_LOCAÇÃO" + ".pdf"; document.save();

Este exemplo de script, renomeia o arquivo usando a propriedade “pc:numeroContrato” do próprio arquivo com o objetivo de padronizar os nomes de arquivos dentro de uma pasta.

• Executar API: Para esclarecimento, API significa Application Programming Interface (Interface de Programação de Aplicação). No contexto de APIs, a palavra Aplicação refere-se a qualquer software com uma função distinta. A interface pode ser pensada como um contrato de serviço entre duas aplicações.

Esta ação permite executar uma API sobre os arquivos da pasta para interagir com outros sistemas. Podemos trazer informação para complementar propriedades dos arquivos, assim como podemos enviar informações de propriedades para sistemas terceiros.

Executar API Figura 9 - Executar API

1

Filtrar por Empresa: Escolhe a empresa,

2

Selecione Integração: Selecionar a integração da empresa escolhida, conforme a necessidade. As integrações são definidas no módulo Surface.

3

Selecionar tipo API: Selecionar API criada.

4

Selecione método: Selecionar o método desejado.

• Organizar para: Com essa ação é possível mover os arquivos que entram nesta pasta, para um local específico, e ao mesmo tempo, criar subpastas para organizá-los. A ação também possui a função de organizar usando o código de classificação do tipo documental (Ver seção “Organização segundo o Código de Classificação Documental”). Quando a organização envolve o código de classificação, também será possível atribuir as subpastas grupos de permissão para restringir os acessos aos arquivos.

Organizar para Figura 10 - Organizar para

• Organizar por código de classificação

Organizar por código de classificação Figura 11 - Organizar por código de classificação

Variável: consultar o tópico Assistente de Variável para maiores detalhes sobre a funcionalidade.

Permissão: permite a parametrização de níveis de acesso às pastas e subpastas, atribuindo a cada nível, o devido papel de acesso ao grupo de permissão correspondente.

• Selecionar localização específica:

Selecionar Loc Específica Figura 12 - Selecionar localização específica

Selecionar local: quando a organização é para um local específico, a necessidade é somente selecionar a pasta de destino do arquivo.

Na atribuição de permissão, cada nível de pastas e subpastas que serão criados na organização automática quando a regra for acionada, pode ser uma categoria apropriada (se Tipo documental, Empresa, Unidade Gestora, Área, ou outra personalizada). Ao nível também pode ser atribuído um papel de acesso específico (se Editor, Consumidor, Contribuidor, Colaborador ou Coordenador) e se a subpasta criada irá herdar as configurações de acesso da pasta pai.

Atribuir Permissão Figura 13 - Atribuir Permissão

• Mover para: Move o documento da pasta atual para outra, conforme a pasta de destino selecionada.

Mover para Figura 14 - Mover para

• Renomear arquivo: Renomeia os arquivos da pasta usando a expressão criada no assistente de variável (botão “Variável”).

Renomear Arquivo Figura 15 - Renomear Arquivo

• Atribuir Permissão: Atribui permissão a grupos e/ou usuários aos arquivos que forem criados ou entrarem na pasta da regra. Se Editor, Consumidor, Contribuidor, Colaborador ou Coordenador.

Atribuir Permissão Figura 16 - Atribuir Permissão

1

Adicionar Grupos: Selecionar o grupo.

2

Adicionar Usuários: Selecionar o usuário.

3

Permissões: Selecionar o papel de permissão desejado.

• Mesclar arquivos:

Mesclar arquivos Figura 17 - Mesclar arquivos

• Atribuir relação:

Atribuir relação Figura 18 - Atribuir relação

Assistente de Variável​

O assistente de variável permite a criação de expressões que poderão servir para propósitos diversos. Podemos criar expressões para: Renomear arquivos, criar pastas e subpastas e organizar documentos na subida para a plataforma.

Assistente de Variável Figura 19 - Assistente de Variável

1

Filtrar por empresa: Selecionar a empresa.

2

Tipo documental: Selecionar o Tipo documental.

3

Propriedade do Tipo documental: Selecionar a propriedade do Tipo documental.

4

Variável: Assistente de variável que ajudará a forma a expressão necessária sobre o arquivo ou pasta. Um exemplo pode ser a renomeação de um arquivo ao entrar na pasta.

Exemplo: Ao formar a expressão $(today)$(UserName)$(YYYY), ou seja, “Dia de Hoje” + “Nome do usuário” + “Ano”, ao entrar na pasta o documento seria renomeado para “02-10-2023admin2023” (dia que estou hoje, meu nome de usuário atual, e o Ano atual).

Variável Figura 20 - Variável

Hoje - $(today): Data de hoje.

Nome do Usuário - $(UserName): Usuário logado.

Nome de Exibição do Usuário - $(DisplayName): Nome de exibição do usuário logado.

Pasta - $(FolderName): Pasta atual do arquivo.

AutoincrementoPasta - $(Folderic): Número de autoincremento que poderá ser atribuído ao nome do arquivo ou da pasta ao acionar a regra.

Ano - $(YYYY): Ano atual com 4 dígitos.

Ano - $(YY): Ano atual com 4 dígitos.

Mês - $(MM): Mês atual com 2 dígitos.

Dia - $(DD): Dia atual com 2 dígitos.

Hora - $(hh): Hora atual com 2 dígitos.

Minuto - $(mm): Minuto atual com 2 dígitos.

Segundo - $(ss): Segundo atual com 2 dígitos.

5

Função em Variáveis/Propriedades: São funções que se pode acrescentar nas variáveis e propriedades.

Função em variáveis e propriedades Figura 21 - Função em variáveis e propriedades

.Replace(): Ex: Aplicando o .Replace(A,4) em “Gabriel Vasconcelos” o resultado seria “G4briel V4sconcelos”.

.trim() Ex: Aplicando o .trim em “Gabriel Vasconcelos o resultado seria “GabrielVasconcelos”.

.upper() Ex: Aplicando o .upper em “gabriel vasconcelos” o resultado seria “GABRIEL” .

.lower() Ex: Aplicando o .lower em “GABRIEL VASCONCELOS” o resultado seria “ gabriel vasconcelos ”.

.left() Ex: Aplicando .left(3) em “Gabriel” o resultado seria “Gab”. Ex¹: Aplicando .left(4) em “Gabriel” o resultado seria “Gabr”

.right() Ex: Aplicando .right(3) em “Vasconcelos” o resultado seria “los” Ex¹: Aplicando .right(5) em “Vasconcelos” o resultado seria “celos”

.mid() Ex: Aplicando .mid(2) em “Gabriel” o resultado seria “abr”

.addChar() Ex: Aplicando .addChar(0, 7) em “2023” o resultado seria “0002023”

6

Expressão: As expressões colaboram para a renomeação de arquivos, criação de pastas e na organização automática de arquivos ao entrar no repositório (Figura 45).

Expressão Figura 22 - Expressão